管理会社との管理委託契約の更新は、期間終了前に議案として総会に上程され、管理業務主任者が重要事項説明を総会前に行う光景を、よく見かけます。

　法律に基づいて重要事項説明は実施されていますが、15分～20分で行われることが多く、必要箇所を読み倒すように進められていると感じているのは私だけではないと思います。

 

　自分たちの望むような管理になっているか？　契約更新前に毎回理事会で話し合う時間を設けていますか。

　時期が来たから自動的に議案として上程するのではなく、年に一度は改善点がないか？　過剰に実施している項目はないか？　等、一度チェックするいいチャンスです。

 

　決算月が過ぎて集計ができると管理会社の担当者から管理事務の報告がありますが、その前に組合員に対して管理についての満足度や気付いている点をアンケート等を実施して、意見集約することは有効な方法です。

　毎年同じ時期にアンケート等を実施することで、組合員が管理について関心を持ってもらうことができ、管理会社に改善点や希望点を指摘することが出来れば、管理のレベルアップにも繋がります。

 

　理事会で話し合う時は、管理会社の担当者に離席してもらい、役員だけで行いましょう。話し合った結果は、理事長がまとめ、組合員のアンケート結果を含めて、管理会社に申し入れを行いましょう。

　管理組合と管理会社は、いつも緊張感を持った関係（距離）であることが大切です。

 

＜組合員アンケート内容例＞

 

【問１】現在の管理状態（事務管理、建物・設備管理、管理人、清掃）をお尋ねします。

 

①満足／②やや満足／③普通／④やや不満／⑤不満／⑥分からない／

⑦その他（　　）

 

【問２】問１で①②と答えられた方にお尋ねします（複数回答可）。

 

① 〇〇会社だから安心／②管理人がよい／③担当者がよい／

④清掃他維持がよい／⑤点検・工事が安心出来る／⑥今までの実績がよい／

⑦その他（　　）

 

【問３】問１で③④と答えられた方にお尋ねします（複数回答可）。

 

① 管理委託費が高い／②工事費が高い／③対応が遅い／

④掲示物・案内等が分かりにくい／⑤情報や提案がない／

⑥清掃他管理が良くない／⑦その他（　　）

 

【問４】管理人さんや管理会社に質問や依頼をした場合の対応は、親切・丁寧でしたか。

 

①満足／②やや満足／③普通／④やや不満／⑤不満／⑥分からない／

⑦その他（　　）

 

【問５】清掃は行き届いていてきれいだと思いますか。

 

①満足／②やや満足／③普通／④やや不満／⑤不満／⑥分からない／

⑦その他（　　）

 

【問６】ゴミ置き場はきれいで整理されていると思われますか。

 

①満足／②やや満足／③普通／④やや不満／⑤不満／⑥分からない／

⑦その他（　　）

 

【問７】植栽の管理状態に満足されていますか。

 

①満足／②やや満足／③普通／④やや不満／⑤不満／⑥分からない／

⑦その他（　　）

 

【問８】居室内に入る消防設備点検について、挨拶や身だしなみを含めて丁寧に行われていますか。

 

①満足／②やや満足／③普通／④やや不満／⑤不満／⑥分からない／

⑦その他（　　）

 

【問９】居室内に入る年１回の排水管清掃について、挨拶や身だしなみを含めて丁寧に行われていますか。

 

①満足／②やや満足／③普通／④やや不満／⑤不満／⑥分からない／

⑦その他（　　）

 

【問10】どの様な管理を望まれますか。

 

① 費用が高くても安心できること／

②管理サービスの質を落としてでも管理費を下げたい／

③管理サービスの質を落とさず、費用を今より下げること／

④費用を多少上げてでも、もう少し管理サービスの質を上げること／

⑤その他（　　）

 

【問11】毎月配付される理事会議事録は読まれていますか。

 

①必ず読んでいる／②必要なところは読んでいる／③毎回ではないが読んでいる／

④ほとんど読んでいない／⑤その他（　　）

 

【問12】理事会議事録の配付時期はいかがでしょうか。

 

① 適切だと思う／②もう少し早い方がよい／③次の理事会が開催される前には配付されるべきだと思う／④わからない／⑤その他（　　）

 

【問13】現在、何階にお住まいですか。

 

（　　　）階

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